Muchas personas desconocen que son trámites ordinarios de la gestión diaria de la empresa y que, por tanto, no precisan pasar por notaría y NO TIENEN COSTE

En muchas ocasiones acudimos a la notaría a realizar trámites de gestión ordinaria de nuestra cooperativa que, sin embargo, no requieren de dicha formalidad (Según el Texto Refundido de la Ley de Cooperativas de la Comunidad Valenciana, aprobado por Decreto legislativo 2/2015, de 15 de mayo, del Consell de la Generalitat Valenciana), generando con ello costes innecesarios que no añaden eficacia jurídica. Estos son los supuestos más habituales:

¿ES NECESARIO FORMALIZAR EN ESCRITURA PÚBLICA LA RENOVACIÓN DEL CONSEJO RECTOR?

Con la normativa actual no es necesario otorgar escritura pública por la renovación del Consejo Rector (aprobado por la asamblea general).
El Registro inscribirá el certificado del acuerdo librado por el secretario/a de la cooperativa con el visto bueno de la presidencia.
Sí que es requisito imprescindible legitimar las firmas de los consejeros con facultad certificante (presidente y secretario). Para legitimar las firmas puede hacerse por un notario, o bien por el propio Registro de Cooperativas, en cuyo caso deberá presentarse junto al acuerdo el DNI del presidente y del secretario para que pueda comprobarse que las firmas que aparecen en la certificación se corresponden con sus DNI.

¿QUÉ HAY QUE HACER PARA OTORGAR PODERES O DELEGAR FACULTADES EN ALGÚN MIEMBRO O MIEMBROS DEL CONSEJO RECTOR?

El acuerdo lo adopta el propio Consejo Rector de la cooperativa y se requiere una mayoría de 2/3 de sus componentes. El secretario hará una certificación con el visto bueno del presidente y deberá inscribirse en el Registro de cooperativas en el plazo de un mes desde su adopción, pero sin necesidad de formalizarlo en escritura pública, si es por un período determinado, ahora bien, aunque la ley no lo exige, en la práctica bancaria suele exigirse.

(En caso de inscripción de una delegación permanente de facultades en el consejero o consejera delegada o en una comisión ejecutiva, su modificación o revocación, sí que precisará de escritura pública).

La delegación de facultades podrá otorgarse bien a un miembro del Consejo Rector a título de consejero o bien a varios de ellos, formando comisiones ejecutivas con competencias específicas.

Hay determinadas facultades que son indelegables (las establecidas en el artículo 48.2 de la ley), por lo que deberá hacerse constar dicha circunstancia en la certificación del acuerdo.
 

RESPECTO DE LA ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO DE RÉGIMEN INTERNO (RRI)…

¿QUÉ FORMALIDAD TENEMOS QUE DARLE? ¿HACE FALTA QUE ACUDAMOS A UNA NOTARÍA?
¿NECESITA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE COOPERATIVAS?

El acuerdo de aprobación del RRI lo debe tomar la asamblea y no es necesario acudir al notario para elevarlo a público; no requiere esta formalidad ni tampoco la inscripción en el Registro. Hacerlo así nos facilita su modificación posterior con lo que estamos ganando en flexibilidad ya que otro acuerdo de asamblea sin más será suficiente para su adaptación.

¿DEPENDERÁ DE LA MATERIA QUE REGULEMOS EL QUE TENGAMOS QUE ACUDIR A LA NOTARÍA?

Según el artículo 89.3, segundo párrafo, la regulación que se haga sobre la jornada, descanso semanal, fiestas, vacaciones, permisos y causas de suspensión o extinción de la prestación laboral, respetará los mínimos establecidos en la Ley Estatal 27/1999 de Cooperativas, esto es que la regulación que se haga sobre estas materias tienen como limitación los mínimos establecidos por la legislación estatal, pero por encima de estos mínimos la cooperativa tiene plena potestad para regular sobre estas materias.

En ningún caso es necesario o exigible la formalización del RRI ante notario.

¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LA TRAMITACIÓN DE LAS ALTAS Y BAJAS DE LAS PERSONES SOCIAS? ¿DÓNDE TENEMOS QUE FORMALIZARLAS?

La entrada de una persona socia en la cooperativa supone un acuerdo previo del Consejo Rector en dicho sentido, que habrá que comunicar al socio, pero que no precisa de la intervención de notario ni tampoco ha de presentarse en el Registro de Cooperativas. Con el simple certificado del acuerdo por parte del Consejo Rector nos basta para el alta en Seguridad Social y justificar su jornada.

Para acreditar la condición de socio y poder ejercer plenamente sus derechos, es suficiente que el nuevo socio y la cooperativa cumplan y documenten, mediante certificaciones emitidas por el Consejo Rector o por la Asamblea General el procedimiento y, especialmente, mediante su inscripción en el Libro Registro de socios. Si algún socio ha de acreditar dicha condición ante cualquier entidad es suficiente que el secretario, que ostenta la facultad certificante en la cooperativa, emita una certificación a dicho efecto.
 
Con la baja del socio ocurre lo mismo, el Consejo Rector tomará el acuerdo (del que quedará constancia en el Libro de Actas) y procederá a la baja en Seguridad Social. Tampoco hará falta ni acudir a la notaría ni inscribirlo en el Registro.
 
Sin embargo, cuando el socio trabajador que sale de la cooperativa es miembro del Consejo Rector, sí que habrá que comunicarlo al Registro de Cooperativas, indicando qué persona socia ocupará su cargo. El relevo de este socio se debe producir según esté establecido en los Estatutos de cada cooperativa.
 

¿EL NOMBRAMIENTO DE AUDITORES REQUIERE ESCRITURA PÚBLICA?

No hay que acudir a la notaría, pero sí inscribirlo en el Registro de Cooperativa con el certificado del secretario y el visto bueno del presidente.

¿Y EL DEPÓSITO ANUAL DE CUENTAS?

Exactamente igual, puede practicarse la inscripción con la certificación del correspondiente acuerdo adoptado por la Asamblea General, con las firmas de las personas que ostentan la presidencia y la secretaría, o ante el Registro presentando el DNI original.
Recordamos que la obligatoriedad legal de inscripción es ante el Registro de Cooperativas, que es gratuito, siendo opcional la presentación en el Registro Mercantil.