Aunque ya no somos escolares, en septiembre parece que todos iniciamos un nuevo curso, una nueva etapa. El paréntesis de las vacaciones nos obliga a 'resetearnos' y, con ello, a ponernos en marcha con trámites nuevos y con aquellos que dejamos pendientes porque el tiempo, y el cansancio antes de las vacaciones, no dio para más.

Pues bien, por si os resulta de ayuda vamos a repasar en este artículo, algunas cuestiones prácticas para esta “puesta a punto”:

1. PUESTA AL DÍA DE LOS ÓRANOS SOCIALES

Os sorprendería saber las muchas consultas que a este respecto estamos recibiendo: tenemos el Consejo rector, los administradores, los nombramientos caducados y hay que renovarlos e inscribirlos en el Registro de Cooperativas.

¿Cómo? Lo primero es convocar una Asamblea General de socios, en la que tendremos que comunicar a cada socio la forma de elección de los miembros de consejo rector o de los administradores o administrador. Para ello, tenemos que acudir previamente a nuestros estatutos y comprobar cómo lo tenemos regulado, ahí nos indicará cómo presentar nuestra candidatura: si con listas abiertas o cerradas, individual o conjuntamente todos los miembros, hasta qué fecha procede su presentación, etc. Cada cooperativa tiene plena libertad para establecer este mecanismo.

En la asamblea convocada al efecto, que será extraordinaria de no ser que coincida con la de aprobación de cuentas, elegiremos, según indiquen los estatutos, a los miembros del Consejo Rector, y puede que sea la propia asamblea la que distribuya los cargos o que sean las personas socias elegidas como miembros las que posteriormente reunidas en consejo rector acuerden la distribución. Evidentemente, también esto lo tendremos establecido previamente en los estatutos y puede que alguna cooperativa, desarrollado en su Reglamento de Régimen Interno (RRI).

Una vez realizada la elección, hay que inscribir este acuerdo en el Registro, importante:

-  Se inscribe un certificado del acuerdo, no se ha de presentar el acta de la reunión. Este certificado, como todos, lo libra el secretario y firma, además, el presidente dando su visto bueno. El certificado puede inscribirse (NO HACE FALTA ACUDIR AL NOTARIO A ELEVARLO A PÚBLICO, ya que este trámite no le añade ningún efecto jurídico).

 -  La inscripción de estos nombramientos tiene efectos declarativos, es decir, los nuevos miembros ocupan su cargo desde el momento en que son elegidos por la asamblea, no desde que se inscriben en el Registro. Aunque es cierto que, frente a terceros, el certificado de inscripción es el que acreditará quién es el presidente, el secretario, los vocales, etc., por tanto, es muy recomendable que se inscriba a la mayor brevedad posible.

 -  La presentación a inscripción es actualmente telemática. Podéis hacerla presentando el certificado firmado digitalmente en el siguiente enlace:

Inscripción en el Registro de Cooperativas de la Comunitat Valenciana de nombramientos, ceses y otorgamiento o revocación de facultades. Economía Social.

Ojo, este enlace específico para este trámite, por error en la aplicación, exige los datos del notario donde se haya realizado el trámite, y repetimos NO HACE FALTA ACUDIR AL NOTARIO. Hemos puesto en conocimiento de la administración este error, que esperamos que pronto esté corregido.

2. MODIFICACIÓN O REDUCCIÓN DE JORNADAS, PERMISOS PARA REUNIONES, AMPLIACIÓN DE PLANTILLA PARA UN PICO TEMPORAL O FIJO

En todos estos supuestos deberemos acudir a los parámetros, normas que tengamos establecidos. Como veis la solución parece reiterativa, pero la insistencia viene justificada por la gran importancia de ello, de qué hayamos acordado previamente respecto de la movilidad de los socios, de la posibilidad de que todos o algunos puestos de trabajo puedan tener horarios flexibles, permisos, etc., etc.

Como mínimo, tendréis los Estatutos como norma principal, y si no tuviéramos RRI o acuerdos de Asamblea que los desarrollen, es el momento adecuado para ponernos manos a la obra, pero como la tarea conllevará un tiempo, quizá demasiado, el Consejo Rector deberá resolver en aquellas cuestiones que le competen, así como en la decisión de iniciar la elaboración del RRI.

3. CERTIFICADOS

Se trata de cubrir la necesidad de acreditar con certificados cuestiones concretas: acuerdos de jornada de trabajo, retribución del socio y, en general, aquellas cuestiones que tienen que ver con la conciliación familiar de las personas socias por adaptación a horarios de colegios de hijos, solicitud de becas, reuniones y todas estas cuestiones.

Esto no supone más que un certificado del acuerdo que en su día tomara el Consejo Rector o los administradores o la Asamblea de la cooperativa al respecto, por lo que hay que consultar en el Libro de Actas para recuperar el acuerdo.

Como cualquier otro certificado, lo libra quien asume la secretaría y lo firma la presidencia de la cooperativa, dándole el Vto. Bº. Simplemente, realizar la observación, ya que plantea muchas consultas, de que nos referimos al presidente/a y secretario/a actuales, es decir, no los socios/as trabajadores/as que eran presidente/a y secretario/a en el momento de la toma de la decisión, y el acuerdo se refleja en el Libro de actas para que con posterioridad, en cualquier momento, pueda certificarse, por mucho tiempo que hubiera transcurrido.

4. EXCEDENCIAS

Solicitud y resolución de excedencias, voluntarias o forzosas, tanto por la necesidad personal de conciliar horarios con hijos como por el hecho de los nombramientos surgidos de las pasadas elecciones, nos hemos encontrado a la vuelta de verano con solicitudes de excedencias. Recordamos que es un trámite que ha de resolver el Consejo Rector, según tenga establecido la cooperativa en los estatutos y el RRI.

Con carácter general, las notas definitorias son:

A) Excedencia forzosa: Por designación o elección para un cargo público o en el seno del movimiento cooperativo que imposibilite la asistencia al trabajo del socio trabajador. En estos casos, la persona socia deberá reincorporarse en el plazo máximo de un mes a partir de la cesación en el servicio, cargo o función. Mientras dure esta excedencia no participará de los resultados, no tiene derecho a voto, ni podrá ser elegible para ocupar cargos en los órganos sociales. Sin embargo, si la cooperativa establece nuevas aportaciones obligatorias, sí estará obligada a aportarlas. Asimismo, deberán guardar secreto sobre aquellos asuntos y datos cuya difusión pueda perjudicar los intereses de la cooperativa.

B) Excedencia voluntaria: El RRI de las personas socias o, en su defecto, la Asamblea General, podrá prever la posibilidad de conceder excedencias voluntarias con la duración máxima que determine el Consejo Rector, salvo que existiese una limitación prevista bien en el propio Estatuto Profesional bien en el acuerdo de la Asamblea General. Es conveniente tener fijados unos parámetros objetivos previos para evitar agravios comparativos.

La situación de los socios trabajadores en situación de excedencia voluntaria se ajustará a las siguientes normas:

 -  Tiene derecho preferente al reingreso, limitado a las vacantes de los puestos de trabajo iguales o similares que ya existan o se produzcan en la cooperativa. No existe, en principio, obligación de generar vacantes.

 -  Van a mantener los mismos derechos que los demás socios, excepto a percibir anticipos y retornos, el derecho al voto y a ser elegidos para ocupar cargos en los órganos sociales y, en cuanto a obligaciones, deberán guardar secreto sobre aquellos asuntos y datos que puedan perjudicar los intereses sociales de la cooperativa. Si durante el tiempo en que estén en situación de suspensión, la Asamblea General acuerda la imposición de nuevas aportaciones obligatorias, estarán obligados a realizarlas.

5. LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS SOCIALES

No podemos acabar sin mencionar el que está siendo el ‘tema estrella’ de las consultas de este año. Vamos a reproducir la circular que en su día remitimos con información al respecto:

Están habilitados los sistemas informáticos necesarios para que los Libros sociales de las cooperativas se legalicen mediante trámite telemático, lo cual significa que ya no vamos a tener ningún Libro en papel físico y todos estarán en soporte electrónico.

LIBROS QUE HAN DE PRESENTARSE PARA SU LEGALIZACIÓN

Del conjunto de Libros sociales existentes que enumeramos a continuación, cada cooperativa deberá legalizar telemáticamente aquéllos que deba presentar por su naturaleza y peculiaridades:

• Registro de Aportaciones al Capital Social
• Registro de socios
• Libro de Actas de la Asamblea General
• Libro de Actas del Consejo Rector
• Libro de acuerdos del administrador o administradores
• Otros: Libro de Actas de la comisión de recursos, del comité social, de la comisión de control de la gestión, y de otros órganos estatutarios distintos, etc.

Los libros deberán presentarse en archivos pdf. El peso máximo que admite el sistema es de 60 Mb. Si se excediera habría que dividirlo en partes.

PLAZO DE PRESENTACIÓN

El plazo de presentación para la legalización es de cuatro meses desde el cierre del ejercicio económico, por tanto, las cooperativas con ejercicio económico del 1 de enero al 31 de septiembre, deberán realizar la presentación antes del 30 de abril de cada año.

Las cooperativas que tienen el ejercicio económico de 1 de septiembre a 31 de agosto - mayoritariamente las de enseñanza -, deberán presentar sus Libros a legalizar antes del 31 de diciembre.

En el caso de las cooperativas de nueva constitución que no han tenido nunca Libros en papel físico (aquéllas constituidas desde inicio o mediados del 2018, dependiendo del registro al que pertenezcan) deben presentarlos a su legalización antes del 30 de abril.

DEL PAPEL AL SOPORTE DIGITAL

Las cooperativas que hasta ahora tenían Libros legalizados en papel físico, deberá realizar el siguiente procedimiento:

La persona que ostente la secretaría del Consejo Rector ha de realizar una ‘diligencia de cierre’ a fecha de fin de 2018 o inicio de 2019 (siempre antes de la primera reunión de 2019) y, a partir de ahí, las actas de las reuniones de sus órganos sociales se realizarán en soporte informático y se presentarán para su legalización en 2020 (las cooperativas cuyo ejercicio acaba el 31 de agosto las presentarán hasta el 31 de diciembre de 2019).

INDICACIONES

 -  Si la cooperativa tiene Libros en papel físico con páginas todavía en blanco que, como ya hemos señalado, se habrá procedido al cierre con una Diligencia del secretario/a, éste ha de emitir un certificado acreditando el cierre de dicho Libro y adjuntar este certificado a la solicitud de legalización y el propio Libro.

 -  En cada ejercicio se legalizan las actas del ejercicio precedente.

 -  Os recordamos que, según la ley de Cooperativas, tenemos que celebrar al menos cuatro reuniones anuales de Consejo Rector y una de Asamblea General, por tanto, los Libros que presentemos a legalizar tendrán que contener ese número de actas, como mínimo.

 -  Se legalizará un Libro para las actas de Asamblea General y otro para las actas de Consejo Rector. En cada Libro ha de constar la fecha de apertura y de cierre. Por tanto, es aconsejable iniciarlo con una Diligencia de apertura indicando la fecha y con otra de cierre. El Libro constará de tantas actas como reuniones hayan celebrado las cooperativas, ordenadas por orden cronológico.

 -  Las cooperativas constituidas que nunca han tenido libros físicos incluirán, en su primera legalización telemática, en esos primeros Libros las actas de las reuniones que hayan celebrado sus órganos, desde la fecha de su constitución hasta el cierre del ejercicio.

 -  Todas las actas deben contenerse en soporte electrónico (en archivos pdf) y ser presentadas con la firma electrónica del Presidente/a como representante de la cooperativa, y Secretario/a con su firma particular. Si el acta de una Asamblea General no se aprueba en el momento, sino que, al efecto de su aprobación con posterioridad, se nombran dos socios, éstos deberán firmarla igualmente con firma electrónica.

El acta del Consejo Rector la firmará, además del secretario y presidente, otro socio.

 -  Si la Asamblea General fuera celebrada con carácter universal, algo bastante habitual, tened en cuenta que la Ley exige que firmen todos los socios el orden del día y la lista de asistentes, y esta firma ha de ser también electrónica (la firma electrónica individual de cada socio).

 -  El Libro registro de socios se presentará para su legalización en la primera ocasión con la relación de los socios trabajadores. Después sólo hay obligación de legalización si hay nuevas incorporaciones o bajas. Lo mismo para el Libro de aportaciones.

 -  Aunque no sea obligatorio, es aconsejable que se presenten estos Libros, aunque no hayan tenido movimiento durante el ejercicio. Puede suponer una forma de habituarse a llevarlos al día y un medio de prueba.

 -  La cooperativa deberá conservar un soporte informático de idéntico contenido y formato que los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalización, acompañado de la Diligencia extendida con la firma del Registrador y acreditativa de la legalización, que recibirá en el buzón del ciudadano de la cooperativa. Al fichero se le habrá asignado un HASH, a fin de certificar el contenido exacto del Libro legalizado.

Por último, bajo estas líneas tenéis el enlace al trámite telemático de legalización de Libros desde donde se ha de realizar la presentación de legalización, (es el mismo que para la presentación de los Libros contables)

Legalización de libros de las cooperativas, uniones, federaciones y confederación de cooperativas. Economía Social.

6. MODIFICACIÓN DE ESTATUTOS

Parece también el momento adecuado para cambiar cualquier aspecto de nuestros Estatutos que consideramos conveniente y que ya llevamos tiempo pensando. A este respecto deciros:

 -  Es competencia de la Asamblea General y debe aprobarse con el voto favorable, al menos, de dos tercios de los votos presentes y representados (la única excepción es el acuerdo de cambio de domicilio social dentro del mismo término municipal que puede adoptar el Consejo Rector, que deberá informar a todos los socios).

 -  Siempre hay que elevar el acuerdo de modificación a escritura pública ante notario.

 -  Si el acuerdo supone cambio de denominación, de domicilio social o del objeto social, se anuncia en un diario de gran difusión en el ámbito de actuación de la cooperativa (puede ser cualquiera, por lo que es aconsejable escoger el más económico). Estos anuncios se protocolizan junto a la escritura pública.

 -  Si modificamos el capital social mínimo, en caso de reducirlo, además de la publicación en un diario, y de otros requisitos, se ha de publicar en el Diario Oficial de la Generalitat Valenciana (DOGV).

 -  En todo caso, la escritura pública de modificación de Estatutos se ha de inscribir en el Registro de Cooperativas.

 -  Aconsejamos que aprovechéis cualquier modificación necesaria para actualizar los Estatutos: en los últimos años la Ley de Cooperativas de la Comunidad Valenciana ha sufrido varias modificaciones, que no han sido de carácter obligatorio al momento de su regulación, pero sí que lo son para cuando se modifiquen, y otras que suponen aspectos que es conveniente adecuar e incluir en los mismos.

Hemos realizado un repaso por estos trámites por considerarlos frecuentes, pero estamos a vuestra disposición para ayudaros en todos aquellos que necesitéis, que incluso podrían formar parte de otro post. Esperamos vuestras sugerencias.

Para acabar, recordamos a nuestras cooperativas federadas que en el área reservada de la web de FEVECTA, podéis descargaros los modelos de todos los acuerdos y certificados a los que nos hemos referido.