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Reflexiones sobre el emprendimiento cooperativo, la gestión participativa y el trabajo en equipo

La legalización de los Libros Contables
de una Cooperativa

10
ABR

2017

En la práctica, las cooperativas pueden elegir entre presentar los libros contables ante el Registro de Cooperativas o el Registro Mercantil.

 

En este artículo apuntamos las diferencias de hacerlo de una y otra manera.

legalizacion libros contables

El artículo 63 de la Ley de Cooperativas de la Comunidad Valenciana establece que las cooperativas deberán llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad con arreglo al Código de Comercio, de acuerdo a los principios y criterios establecidos en el Plan General Contable y en sus normas de desarrollo y respetando las peculiaridades de su régimen económico (esto es, a las Normas Contables Cooperativas). El libro de inventarios y cuentas anuales y el libro diario (los libros contables) se legalizarán en la forma que reglamentariamente se determine.


¿Qué son los libros contables?


El Código de Comercio establece que los libros contables de obligatoria legalización para los empresarios son dos:

 

1) Libro de inventarios y cuentas anuales
2) Libro diario


1. El libro de inventarios y cuentas anuales será un documento único compuesto por las transcripciones de los siguientes estados:

 

  • Balance inicial detallado de la empresa.
  • Balances de comprobación trimestrales (Balances de sumas y saldos).
  • Inventario de cierre del ejercicio articulado en un balance de cierre.
  • Cuentas anuales:


Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio (compuesto a su vez por el Estado de Ingresos y gastos reconocidos y por el Estado Total de cambios de Patrimonio Neto), un Estado de flujos de efectivo y la Memoria. Estos documentos forman una unidad.
No obstante, el Estado de cambios en el patrimonio neto y el Estado de flujos de efectivo no serán obligatorios para las empresas que puedan formular balance y memoria abreviados y tampoco, para aquellos sujetos contables que opten por aplicar el modelo del PGC-Pymes.


2. El libro diario ha de registrar día a día todas las operaciones con transcendencia contable relativas a la actividad de la entidad de forma ordenada y correlativa, permitiéndose la anotación conjunta de las operaciones por periodos no superiores al trimestre, siempre y cuando su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes como podría ser el libro detalle de diario.


Además de los mencionados libros, podrán ser presentados para su legalización cualquier otro documento que facilite la comprensión de los libros obligatorios, como podrían ser el libro mayor, el mencionado libro detalle de diario, etc., o bien aquellos otros que pueda llevar el empresario en el ámbito de su actividad empresarial.


Los libros contables deberán conservarse, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.


¿Qué organismo se encarga de legalizar los libros contables? ¿Dónde los debe presentar la cooperativa?


La legalización de los libros contables de las cooperativas es una función que corresponde al Registro de Cooperativas competente. No obstante, desde hace más de doce años, existe un convenio entre la Generalitat Valenciana y el Registro Mercantil, por el cual las cooperativas sometidas a legislación valenciana que realicen los trámites de legalización de libros contables en el Registro Mercantil, habrán cumplido con el Registro de Cooperativas. Así se regula expresamente en la Disposición Adicional Sexta de la Ley de Cooperativas de la Comunidad Valenciana. Por tanto, en la práctica, las cooperativas pueden elegir dónde presentar los libros contables, según les interese, pues cómo veremos existen algunas diferencias de hacerlo ante un registro u otros, fundamentalmente en cuanto a precio y forma de presentación.


¿Cuál es el plazo para presentar los libros contables?


Tanto si se decide presentarlos ante el Registro de Cooperativas como ante el Registro Mercantil, los reglamentos que regulan el funcionamiento de cada registro fijan un plazo máximo de cuatro meses a contar tras el cierre del ejercicio. Así, una entidad cuya fecha de cierre de ejercicio coincida con la finalización del año natural, 31 de diciembre, dispondrá hasta el 30 de abril del año siguiente para realizar la presentación de los libros de contabilidad en plazo. Este año, puesto que el día 30 de abril es domingo y el lunes, 1 de mayo es festivo, el último día de plazo para presentar los libros contables del ejercicio 2016, sería el 2 de mayo.


¿De qué forma se presentan los libros en los Registros?


Aquí es dónde se dan las diferencias. Si los presentamos en el Registro de Cooperativas competente el trámite es gratuito y la única forma de hacerlo es mediante su presentación en papel, junto a una instancia en la que se relacionen el nº de libros, el nº de orden de cada libro, etc.


La presentación en papel requerirá la encuadernación de las hojas que contienen la información contable a legalizar, de manera que no sea posible la modificación o sustitución de los diferentes folios que componen cada libro (por ejemplo, no se admiten gusanillos ni grapas). Deberá figurar en blanco el primer folio y numeradas de forma correlativa el resto de hojas. Además, en la última hoja, deberá aparecer una diligencia de cierre firmada por el Presidente o administrador de la cooperativa.

DILIGENCIA DE CIERRE:


Declaro bajo mi responsabilidad que este Libro número ….. contiene el Libro Diario/Libro Inventario y Cuentas Anuales, que consta de …… folios escritos a una sola cara y que presento para su legalización en el día de hoy.

 

 

 

Valencia, a … de ….. de 201..

 

D. / Dña . ………………………………
Presidente / Presidenta ………………………., COOP.V.

En cambio, en el Registro Mercantil, desde el 2014 la única forma de presentar los libros contables para su legalización es mediante soporte telemático utilizando el programa LEGALIA. Para poder utilizar esta vía, el usuario debe ser abonado del Colegio de Registradores y titular de firma electrónica.


La legalización de los libros en el Mercantil sí que supone un coste para la cooperativa. El precio que se paga dependerá del nº de libros que se presente. Por ejemplo, en el Mercantil de Valencia, serían:


1 libro --> 26 euros
2 libros --> 33,28 euros
3 libros --> 40,55 euros
4 libros --> 47,82 euros
Etc.

 

Las cooperativas que decidan presentar los libros contables en el Mercantil, cuando no hayan realizado con anterioridad ningún otro tramite en ese registro, deberán adjuntar como documento anexo a los libros copia de la tarjeta del CIF o etiqueta fiscal y copia de estatutos, para acreditar su ejercicio social, denominación y domicilio.

 

Para más información:


Registro Mercantil de Valencia
Registro Mercantil de Alicante
Registro Mercantil de Castellón

En mi opinión, lo aconsejable sería presentarlos en el Registro de Cooperativas, porque además de ser gratuito, es donde realmente existe la obligación de legalizarlos y, en consecuencia, facilitaría cualquier trámite que se tenga que hacer posteriormente en el mismo. No obstante, es comprensible que, por comodidad, sobre todo las asesorías, decidan presentarlos telemáticamente en el Registro Mercantil.

Autoría:  Carmen Herrera, economista FEVECTA
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